Hoe gaan we om met je privacy?

We gaan zorgvuldig met je privacy om.

Vanaf het moment van je eerste telefoontje tot het afsluiten van de zorg worden gegevens van en over je vastgelegd en bewaard. Zoals naam, adres en geboortedatum. Maar ook gegevens over de zorgvraag, stukken die je hebt opgestuurd over onderzoeken en diagnose, beschikking, de zorgovereenkomst, het zorgplan, rapportages van de begeleidingsmomenten en evaluaties. 

Jouw privacy is belangrijk voor jou. Dat vinden wij ook. Daarom gaan wij er zorgvuldig mee om. In dit privacyreglement hebben we opgeschreven hoe we dat doen. Ook hebben wij in dit privacyreglement beschreven wat jouw rechten en onze verplichtingen zijn.

Welke persoonsgegevens verzamelen we over je?

  • Gegevens over wie je bent. Denk aan naam, adres, telefoonnummer, mailadres, BSN-nummer.
  • Gegevens over je gezondheid. Denk aan onderzoeken en diagnose, het polisnummer van je ziektekostenverzekering, de gegevens van je huisarts, medicatie, allergieën.
  • Gegevens over je zorgvraag en begeleiding van Eddee. Zoals gegevens over je zorgvraag, risico’s, zelfredzaamheid, doelen van de begeleiding, informatie over de voortgang en evaluaties van de begeleiding.
  • Gegevens over je ervaringen met onze zorg. Denk aan gegevens over klachten, onvrede, voorgevallen incidenten of calamiteiten en tevredenheid.
  • Je financiële gegevens.

Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?

We verwerken jouw gegevens om je de juiste zorg op een goede manier aan te kunnen bieden. Met je persoonsgegevens kunnen we:

  • De aanmelding en intake van nieuwe cliënten goed begeleiden. Met je persoonsgegevens kijken we of we de juiste begeleiding kunnen bieden en welke stappen nog nodig zijn om ‘in zorg’ te komen. Zoals bijvoorbeeld een beschikking aanvragen.
  • Komen tot een zorgovereenkomst en passend zorgplan. Goede zorg moet uiteraard aansluiten op jouw specifieke situatie. Door gegevens te verzamelen over onderzoeken en diagnose, de zorgvraag en uw leefomgeving kunnen we de juiste begeleiding geven.
  • Het overeengekomen zorgplan uitvoeren. We gebruiken rapportages van de begeleidingsmomenten en evaluaties van de afgesproken doelen om steeds te kijken of de begeleiding nog aansluit, of het je verder helpt of bijgesteld moet worden
  • Ons houden aan de wet. Voor de zorg gelden allerlei wettelijke verplichtingen. Als we je gaan begeleiden, moet er bijvoorbeeld een beschikking of indicatie afgegeven zijn en zijn er regels over hoe we moeten omgaan met eventuele klachten, incidenten of signalen van kindermishandeling. 
  • De verleende diensten registreren, rapporteren en verantwoorden om de zorgverlening te kunnen declareren bij het zorgkantoor of de gemeente of budgethouder.
  • Analyses uitvoeren voor rapportage doeleinden en om de zorgverlening te verbeteren.
  • De veiligheid op locaties verbeteren.
  • De gegevens koppelen aan Caren Zorgt en diverse andere zorgondersteunende applicaties waarmee wij werken. 
  • Je klachten of ongenoegens registreren en ondersteunen in het zoeken naar een passende oplossing.

De verzamelde persoonsgegevens worden bewaard in ons digitale cliëntdossier. Alleen medewerkers van Eddee die jouw persoonsgegevens nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen hebben toegang tot deze dossiers.

Wie mag er verder in het dossier kijken of er stukken uit ontvangen?

Daar zijn strikte regels voor in de wet bepaald. Samengevat komt het erop neer: degenen die de zorgovereenkomst hebben getekend. Dit geldt overigens niet voor documenten waar anderen in genoemd staan waarvan de privacy gewaarborgd moet blijven.

Verder krijg je bij de zorgovereenkomst een toestemmingsformulier om te tekenen. Uitgangspunt is namelijk dat we alleen gegevens vragen of verstrekken aan derden als je daar mee instemt. Op het toestemmingsformulier kun je aangeven aan wie wij informatie mogen verstrekken of bij wie wij informatie mogen vragen als dat nodig zou zijn. Bijvoorbeeld de huisarts, een behandelaar, een gezinsvoogd, de gemeente, toezichthouders op de kwaliteit en rechtmatigheid van onze zorg. Meer uitleg kun je onderaan op deze pagina vinden. Je kunt je toestemming ook altijd weer intrekken, lees hier meer over bij ‘Wat zijn je rechten’.

Als de zorg beëindigd is, zijn wij verplicht om het digitale dossier nog 20 jaar te bewaren. Tenzij je ons schriftelijk verzoekt om het dossier te vernietigen. We mogen overigens geen stukken vernietigen waar anderen nog belang bij hebben.

Hoe zorgen we voor jouw persoonsgegevens?

We waarderen je vertrouwen in onze medewerkers en organisatie. En we zorgen goed voor de persoonsgegevens die je met ons deelt en die we over je verzamelen. Bijvoorbeeld door goed beveiligde systemen, door persoonsgegevens niet zomaar voor alle medewerkers van Eddee toegankelijk te maken, door geen informatie lokaal op een laptop, pc of mobiel op te slaan.

Privacy en gegevensbescherming hebben onze aandacht. Er is speciaal iemand aangesteld die hier toezicht op houdt. Dat is onze aandachtsfunctionaris informatiebeveiliging. Je kunt contact met haar opnemen via info@eddee.nl of 078-7850056. Je kunt ook een kopie van ons Privacy beleid opvragen waarin bovenstaande (en meer) uitgebreid beschreven staat.

Verder hebben al onze medewerkers een geheimhoudingsplicht. Zij mogen alleen in heel bijzondere gevallen hiervan afwijken. Om zorgvuldig met deze situaties om te gaan, hebben we een procedure hiervoor beschreven. Als je hier meer over wilt weten, kun je contact met ons opnemen.

Wat zijn je rechten?

De persoonsgegevens die we verwerken gaan over jou. Het is belangrijk dat jij eigenaar bent en blijft van je eigen persoonsgegevens. Daarom heeft de wet verschillende rechten bepaald waar je gebruik van kunt maken.

  • Je persoonsgegevens bekijken of aanpassen. Wil je weten welke persoonsgegevens wij over je hebben? Dan kun je gebruik maken van je ‘recht op inzage’. Of kloppen je persoonsgegevens die wij over je hebben niet (meer)? Dan heb je het ‘recht op rectificatie’ en kun je de gegevens corrigeren. Stuur je verzoek per mail via info@eddee.nl, of per brief naar: Langesteijn 104, 3342 LG Hendrik Ido Ambacht. 
  • Je persoonsgegevens verwijderen. Wil je dat wij je persoonsgegevens verwijderen uit ons systeem? Dan kun je gebruik maken van je ‘recht op verwijdering’ en/of het ‘recht om vergeten te worden’ en hier een verzoek voor indienen. Dit kan per mail via info@eddee.nl, of per brief naar: Langesteijn 104, 3342 LG Hendrik Ido Ambacht. Goed om te weten is dat er ook wettelijke regels zijn voor het bewaren van informatie, waar wij ons aan moeten houden. Je verzoek wordt hier altijd mee afgewogen.
  • Bezwaar maken tegen gegevensverwerking. Ben je het niet eens met bepaalde persoonsgegevens, wil je niet dat we bepaalde persoonsgegevens van je verwerken of ben je van mening dat we onrechtmatig met jouw persoonsgegevens omgaan? Dan kun je gebruik maken van je ‘recht op beperking’ en bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Stuur ons je bezwaar per mail via info@eddee.nl of per brief naar: Langesteijn 104, 3342 LG Hendrik Ido Ambacht. 
  • Een kopie van je persoonsgegevens opvragen. Wil je een kopie van de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt, bijvoorbeeld als je overstapt naar een andere zorgaanbieder? Dan kun je een gebruik maken van je ‘recht op gegevensoverdracht/dataportabiliteit’. Stuur je verzoek per mail via info@eddee.nl, of per brief naar: Langesteijn 104, 3342 LG Hendrik Ido Ambacht. 

Behandelingstermijn

Binnen 4 weken krijg je schriftelijk een reactie waarin we je laten weten of en in hoeverre we aan je verzoek voldoen. Als we aan je verzoek voldoen, voeren we dit binnen één maand na ontvangst van het verzoek uit. We mogen deze termijn met twee maanden verlengen, afhankelijk van de complexiteit van het verzoek. We informeren je hier schriftelijk over, binnen één maand na ontvangst van je verzoek. 

Voor vragen

Heb je (andere) vragen over je persoonsgegevens of over hoe we omgaan met privacy? Dan kun je altijd contact met ons opnemen via info@eddee.nl. Als we er met elkaar niet uitkomen, dan kun je een klacht indienen over de verwerking bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dit reglement is met ingang van 11 december 2023 in werking getreden.

Bijlage: Toelichting op toestemmingsformulier

Hieronder vind je een toelichting op het ’toestemmingsformulier voor uitwisseling persoonsgegevens die je ontvangt bij aanvang zorg. Per instantie/professional lees je wat uitwisseling persoonsgegevens concreet zou kunnen betekenen:

A. Sociaal wijkteam / centrum voor jeugd en gezin / jeugdteam / CIZ

Wanneer de cliënt valt onder de jeugdwet of WMO is het één van bovenstaande instanties die de gewenste en benodigde zorg inzetten. Voor een goede inzet van de zorg is het belangrijk dat wij kunnen overleggen met deze instanties. Bij het afgeven van een beschikking wordt de cliënt hier ten allen tijde in betrokken.

B. Behandelaar / huisarts / gezinsvoogd

Wanneer de cliënt te maken heeft met verschillende zorgprofessionals, zoals bijvoorbeeld een behandelaar, is het voor een goede inzet van de zorg handig als deze verschillende professionals met elkaar kunnen overleggen en op elkaar kunnen afstemmen. Uitwisseling persoonsgegevens houdt dan ook in inhoudelijke informatie en niet zozeer personalia.

C. Gemeente / zorgkantoor

De financiële en administratieve afwikkeling van de beschikking wordt georganiseerd door de gemeente (WMO/ Jeugdwet) dan wel het zorgkantoor (WLZ). Het is belangrijk dat wij rechtstreeks kunnen communiceren met deze instanties zodat wij hulp kunnen bieden bij problemen met de administratieve en financiële afwikkeling van de beschikking. Bijvoorbeeld: de beschikking is vertraagd en wij kunnen informeren bij de gemeente waar deze blijft.

D. CAK

Cliënten van 18 jaar en ouder betalen een eigen bijdrage voor de afgenomen begeleiding. Wij zijn als zorginstelling verplicht om het aantal uren afgenomen begeleiding door te geven van de cliënten met een ZIN-beschikking. Daarnaast geven wij de personalia van de cliënt door aan het CAK zodat de CAK de eigen bijdrage kan baseren en vorderen bij de juiste persoon.

E. SVB

Cliënten die de zorg gefinancierd krijgen door middel van een PGB hebben te maken met de SVB. De SVB draagt zorg voor het voldoen van de facturen aan de zorgaanbieder. Hier bent u ten eerste als budgethouder verantwoordelijk voor. In de praktijk zijn er vaak complicaties betreffende (deel)betalingen daarom is het gewenst dat onze financiële administratie hierover rechtsreeks kan communiceren met de SVB.

F. Andere zorgaanbieders (voormalig, huidig en toekomstig)

Wanneer de cliënt te maken heeft met verschillende zorgprofessionals is het voor een goede inzet van de zorg handig als deze verschillende professionals met elkaar kunnen overleggen en op elkaar kunnen afstemmen. Wanneer de zorg door een andere aanbieder overgenomen wordt is het gewenst te kunnen overleggen met deze aanbieder, dan wel een evaluatieverslag te delen zodat de voortgang van de zorg gewaarborgd is. Uitwisseling persoonsgegevens houdt dan ook in inhoudelijke informatie en niet zozeer personalia.

G. Zorgaanbieder onderaannemer / hoofdaannemer

Wij werken samen met verschillende zorgaanbieders door middel van onder-, hoofdaannemerschap. Op deze manier kunnen wij flexibel de juiste zorg inzetten bij de gewenste aanbieder. Uitwisseling persoonsgegevens houdt in dat we personalia, de gegevens van de beschikking en het aantal afgenomen uren/dagdelen uitwisselen. Wanneer de hoofd- of onderaannemer ook als zorgaanbieder actief is in het gezin betreft de gegevensuitwisseling ook inhoudelijke informatie (zie B en F).

Direct zelf aanmelden