Een eenvoudige werkwijze voor meer overzicht
Wat moet je met alle losse eindjes in je hoofd? Hoe krijg ik meer overzicht in mijn werk? Judith van der Giessen, Kwaliteitsprofessional en psychotherapeut, vertelt over de Getting Things Done – methode van schrijver David Allen en geeft praktische handvatten om ermee aan de slag te gaan.
Herkenbaar?
“Ik moet die mail nog beantwoorden. O ja, die afspraak moet ik ook nog plannen. En ik moet echt niet vergeten om daar morgen op terug te komen.” Herkenbaar? Je bent met één ding bezig, terwijl je hoofd ondertussen probeert om nog allerlei andere dingen niet te vergeten. Soms duiken die juist op als je helemaal niet aan het werk bent.
Voor je persoonlijke vitaliteit is het belangrijk overzicht te hebben op je werk. Een praktische manier om daar meer grip op te krijgen komt uit Getting Things Done (GTD) van David Allen. De basisgedachte is eenvoudig: gebruik je hoofd om na te denken, niet om alles te onthouden. Je kunt de volgende stappen gebruiken: Vangen → Beslissen → Organiseren → Bekijken.
Gebruik je hoofd om na te denken, niet om alles te onthouden
Stap 1 Vangen: waar moet ik iets mee?
Er komt door de dag heen heel wat informatie op ons af waar we iets mee moeten: via je mailbox, via whatsapp, gesprekken in de gang, na een gesprek met een client. En dat is alleen maar werk; ook thuis komt er van alles op je af.
Stap 2 Beslissen: wat ga je hiermee doen?
Dit is misschien wel de belangrijkste stap. Je hebt dan wel alles gevangen, maar nog niet besloten wat het betekent en wat je ermee gaat doen. Pak daarom ieder punt in gedachten even vast en neem er actief een besluit over. Moet ik hier iets mee doen? Zo nee, dan kan het weg, kun je het bewaren als informatie of besluiten dat het nu niet relevant is. Zo ja, zet het in je eigen systeem weg en maak dat vooral concreet. ‘Scholing regelen’ zegt bijvoorbeeld nog weinig.
‘Marieke mailen om te vragen welke scholingsdata beschikbaar zijn wel. ‘Dossier’ is geen actie.
‘Ontbrekende rapportage in dossier van cliënt X toevoegen’ wel.
Vervolgens beslis je:
- Kan ik dit binnen ongeveer twee minuten doen? Doe het meteen.
- Moet iemand anders dit doen? Delegeer het.
- Moet ik het zelf doen, maar niet nu? Leg de actie vast op een takenlijst, actielijst of in een mapje ‘op te volgen’ in je mailbox.
- Hoef ik er niets mee? Weg ermee of bewaar het als informatie in een Bewaar-map
De twee-minutenregel:
Een bekende GTD-regel hoort bij de stap beslissen: kost een actie minder dan ongeveer twee minuten, dan is het vaak efficiënter om hem meteen te doen dan hem te organiseren en later opnieuw tegen te komen: even dat korte antwoord sturen; een document doorsturen; een afspraak bevestigen. Maar er zit een belangrijke nuance aan: als je geconcentreerd aan een rapport werkt, hoef je niet ieder binnenkomend mailtje onmiddellijk te beantwoorden omdat het toevallig maar twee minuten kost. Dan ben je vooral heel efficiënt jezelf aan het onderbreken. Zet dan je mailbox maar even uit. De twee-minutenregel is vooral handig wanneer je toch al bezig bent om binnengekomen dingen te verwerken. Het idee is ook dat wanneer je kleine dingen wegwerkt, je in de actiestand komt om nog andere dingen aan te pakken. Daarnaast dat de kleine dingen je hoofd niet vol maken in alles wat nog gedaan moet worden.
Stap 3: Organiseren: zet het waar het thuishoort
Pas nadat je hebt besloten wat iets betekent, bepaal je waar je het terug wilt vinden.
- Agenda: Voor iets wat echt op een bepaalde dag of tijd moet gebeuren: een afspraak, overleg of deadline.
- Actielijst/takenlijst/Nog op te volgen: voor concrete dingen die jij moet doen, maar die niet noodzakelijk vandaag hoeven.
- Wacht op: voor dingen die je hebt uitgezet bij iemand anders en waarop jij nog moet terugkomen.
- Bewaren/Archief: voor informatie die geen actie vraagt, maar die je later misschien nodig hebt.
Stap 4: Bekijken: zorg dat je systeem betrouwbaar blijft
Nu staat alles ergens. Maar daarmee ben je er nog niet. Want als jij weet dat je je actielijst vervolgens drie weken niet opent, vertrouwt je hoofd dat systeem ook niet. Dan gaat het vanzelf weer proberen dingen te onthouden. Daarom hoort bekijken erbij. Kijk regelmatig (in ieder geval elke week) naar wat er staat. Wat moet vandaag? Welke acties zijn belangrijk? Waar wacht je nog op? Is iets inmiddels achterhaald? Dat hoeft geen ingewikkeld ritueel te worden. Het gaat erom dat je systeem actueel genoeg blijft om erop te kunnen vertrouwen.
Je hoeft niet meteen een nieuwe app te installeren of je hele werkwijze om te gooien. Probeer eens een ‘braindump’. Neem een leeg vel papier en schrijf een paar minuten alles op wat op dit moment door je hoofd speelt. Groot en klein, werk en privé.
Ga daarna niet meteen alles uitvoeren, maar doorloop de vier stappen:
1. Vangen: wat speelt er allemaal?
2. Organiseren: waar hoort die actie thuis
3. Bekijken: wanneer zorg ik dat ik dit weer onder ogen krijg?
4. Beslissen: moet ik hier iets mee, en zo ja: wat is de concrete actie?
Dat laatste is essentieel. Het doel van GTD is niet om een perfecte takenlijst te maken. Het doel is een systeem te maken dat jij voldoende vertrouwt om niet alles in je hoofd te hoeven houden. Op die manier krijg je meer overzicht en dit heeft een positief effect op je persoonlijke vitaliteit. Veel succes!
Dit artikel is gebaseerd op principes uit het boek Getting Things Done (GTD), de kunst van stressvrije productiviteit, ontwikkeld door David Allen. Meer weten? Kijk op de website van David Allen, gettingthingsdone.com
Vitaliteit bij Eddee
Bij Eddee willen we onze medewerkers graag ondersteunen in het vitaal worden, zijn én blijven. Vitaliteit gaat over veel meer dan gezond eten of voldoende bewegen. Het gaat over de balans tussen lichaam, geest en relaties. Over energie hebben voor de dingen die belangrijk voor je zijn. Diverse collega’s van Eddee zoals Judith schreven vanuit hun eigen kennisveld een blog over thema’s die te maken hebben met vitaliteit. Lees hier de andere blogs.
Goed voor jezelf zorgen
Vitaliteit gaat over goed voor jezelf zorgen, gezond omgaan met werkdruk, verbinding en werkplezier en blijven groeien. Lees de tips van HR-professional Alisson aan de hand van deze vier belangrijke thema’s.
De vitaliteitsmaand van Eddee
Bij Eddee Zorggroep organiseren we speciaal voor onze medewerkers de Vitaliteitsmaand. Vier weken lang geven we op verschillende manieren aandacht aan het thema vitaliteit. “We hopen elke medewerker met deze maand te inspireren om stil te staan bij wat hem of haar energie geeft, ” vertelt bestuurder Jolanda Verkaik. “Het gaat om waar hun kracht ligt en welke kleine of grote stappen kunnen bijdragen aan een leven waarin zij lekker in hun vel zitten – nu én in de toekomst.” Lees meer over de vitaliteitsmaand van 2026.
Op zoek naar een nieuwe uitdaging?
Laat je talent tot ontplooiing komen bij Eddee Zorggroep! We horen graag van je, ook als je open wilt solliciteren. Stuur je open sollicitatie naar hr@eddee.nl of bekijk onze vacatures.